ビジネス英語メール完全攻略！今すぐ使える20フレーズ
グローバル化が進み、英語のビジネスメールに悩む方が多く見られます。確かに、いきなり英語でメールを書けと言われても困ってしまいますよね。でも、英語のビジネスメールは実はパターンがあり、それさえ習得すれば劇的に表現力・理解力がアップするのです。
そこで今回は、突然仕事で英語メールを出すことになってしまったあなたのために、ビジネスシーンでよく使われる英語フレーズや、それぞれの意味や丁寧度について詳しくご紹介します。
このフレーズを押さえておけば、いざという時に言葉に詰まる事なく、すらすらとメールが書けるようになるはずです。それではご覧ください。
1. Dear 〜, / 〜様
まずは宛先に使う「Dear」です。もうすでにご存じの方は多いと思いますが、「Dear 〜,」で〜様・〜殿という意味になります。〜の部分には相手の名前が入りますが、「Mr.Suzuki（男性）」や「Ms.Suzuki（女性）」、「ABC coporation（会社名）」、「Customer Service（部署名）」等を入れて使います。
2. To whom it may concern, / ご担当者様
こちらも宛先の書き方ですが、送り先の担当部署や担当者が誰か分からない場合に使います。
日本語で言うと「ご担当者様宛」という所でしょうか。意外によく使われる表現なので覚えておいてください。
なお、サポートセンターや問い合わせる時や、ホテルの問い合わせでメールする時も、このフレーズで始めると良いでしょう。
3. I haven’t seen you for a long time. How is everything with you? /
ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしですか？
久し振りにメールをする場合、書き出しにとても便利なフレーズです。相手を気遣う挨拶を入れる事で、メールの書き出しがスムーズになります。
4. Thank you very much for 〜. / 〜をありがとうございます。
何かをしていただいたり、いただきものをした場合のお礼を書く場合はこちらを書き出しに使用します。
5. I am writing this e-mail because 〜. / 〜の為メールをしています。
メールを書いている理由（メールの内容）を最初に伝える事で、その後の文章も伝わりやすくなります。ビジネスメールをより簡潔に分かりやすくするのに便利なフレーズです。
6. Thank you for replying. / 返信どうもありがとうございます。
相手のメールに返信する場合に良く使われるフレーズです。「replying」を「e-mail」や「sending 〜」に変える事で、「メールをありがとう」や「〜を送ってくれてありがとう」と応用する事が出来ます。
7. I’m sorry for not replying sooner. /返信遅くなり申し訳ありません。
このフレーズはとても重要です。返信は早いに越したことはありませんが、何かしらの理由で遅くなってしまう事も多々あるはず。そんな時にこの一言があるかないかで相手への印象が変わってきます。ぜひ覚えておいてください。
8. My name is 〜〜 we met at the 〜. / 〜でお会いした〜〜（名前）です。
名前だけでは相手に分からないかも知れない場合、自己紹介として「〜でお会いした」等の説明を入れると相手に分かりやすくなります。
9. I would like to ask you 〜. / 〜をお願いできませんか？
何かをお願いする時に使うフレーズです。願いと言うとついCan you 〜?を使いがちですが、ビジネスメールの場合はさらに丁寧なこちらのフレーズがオススメです。
10. It would be great if〜. / 〜していただけると大変助かります。
こちらも何かをお願いする時のフレーズですが、上記のフレーズより丁寧で柔らかい言い方になります。
11. Would you please confirm the following points? /
以下の点についてご確認お願い出来ますでしょうか？
確認をお願いしたい事が複数ある場合に、このフレーズを入れる事で以下箇条書きに出来るのでとても便利です。
12. I am sorry to say that 〜. / 残念ながら〜となります。
こちらは残念な結果をお知らせする場合に使うフレーズです。〜の部分に「we will not be able to accept your offer」（あなたの提案は受け入れられません）等の内容を入れて使います。
13. as soon as possible / 出来るだけすぐに
ASAPと略される事もあります。意味としては「出来るだけすぐに」ですが、あまり急いでいるという印象を与える言葉ではないので覚えておきましょう。本当に急いでいる場合は「by 〜」と明確な期日を示した方が確かです。
14. I ask for your kind understanding. / ご理解いただけるとうれしいです。
少し無理なお願いや、相手の意にそぐわない提案などをメールした際に、このフレーズを添えると印象がグッと良くなります。ぜひ覚えておきましょう。
15. I am looking forward to hearing from you. / お返事お待ちしています。
返信が欲しい場合の締めの言葉に使います。このフレーズを入れておく事で相手がちゃんと返信をくれる確率が上がりますので、必ず入れるようにしましょう。
16. I’m looking forward to seeing you soon. /
お会いできるのを楽しみにしています。
直接会う約束がある場合など、または会いたいと思っている場合にはこの締めの言葉が良いでしょう。
17. Thank you again for your kind assistance. /
ご支援に重ねて感謝いたします。
最初にお礼を言い、最後にもう一度お礼を言いたい場合はこのような表現を使うととてもスマートです。
18. Please give my best regards to 〜. / 〜さんによろしくお伝え下さい。
この表現は日本語でもよく使われるように、英語のメールでも本当によく使われます。ぜひ覚えておいてください。
19. Keep in touch. / 今後も連絡を取り合いましょう。
とてもよく使われる締めの言葉です。意訳すると「これからもよろしく」という意味にとらえる事も出来ます。これもぜひ覚えておいてください。
20. Regards, / Best regards, /
知っている人にメールを送った場合の一般的な結辞
Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours, /
知らない人にも使える少しフォーマルな結辞
こちらはどれも結辞の言葉で、下に差出人の名前を書いて使います。親しい間柄ならファーストネームを使いますが、ビジネスメールの場合は苗字を書くのが妥当でしょう。
５つともビジネスメールに使えますが、下３つの方がより丁寧な表現になりますので相手によって使い分けましょう。
まとめ
英会話の中だと相手の反応を見ながら会話を進めるので、多少間違えていても伝わりやすいと思います。
しかしメールとなると一方的に要件を伝えなくてはいけないので、間違ったニュアンスの言葉を使ってしまうと大きな誤解を招く可能性もあります。英語のビジネスメールを書く場合は、できるだけ結論を先に書き、中身はシンプルに分かりやすく書く事をこころがけると良いでしょう。
とは言え相手を気遣う言葉や締めの言葉など、コミュニケーションをとる上で大切なフレーズはぜひ覚えておいてください。 英語でのビジネスメールのスキルは今後どんどん需要が高まってくると思います。
この記事で紹介したフレーズをしっかり覚えて、まずはメールのやり取りからビジネスで英語を使っていきましょう！
